Сопроводительное письмо в технологиях трудоустройства

Сопроводительное письмо позволяет выйти за рамки стандартной формы резюме, это хороший способ наладить контакт с работодателем, заинтересовать его и проявить свою индивидуальность

В обычной деловой переписке сопроводительное письмо является именно сопроводительным документом. В отправляемом пакете документов оно располагается сверху. В нем поясняется адресату с какой целью ему направляется основная корреспонденция, а также указывается состав направляемых документов.

В процессе поиска вакансии сопроводительное письмо может выгодно дополнить и пояснить ваш основной документ для трудоустройства — резюме. В сопроводительном письме можно сообщить работодателю дополнительные сведения о себе для которых не нашлось места в стандартной форме резюме или автобиографии. Это хороший способ показать свою заинтересованность вакансией, убедить работодателя пригласить именно вас на собеседование и в целом повысить вероятность положительного решения.

Сопроводительное письмо не следует отправлять отдельно от резюме, так как теряется смысл его названия: сопроводительное письмо.

В деловом этикете принято отвечать на письма, и наличие сопроводительного письма в вашем пакете документов предполагает письменный ответ работодателя. И даже если это будет стандартный сухой текст типа "Ваше резюме принято к рассмотрению", фактически работодатель уже вступил с вами в переписку.

А если в ответном письме содержится входящий регистрационный номер вашего резюме, что предусмотрено не только этикетом, но и правилами делопроизводства, это упростит ваше дальнейшее общение с работодателем, так как позволит вам ссылаться на этот входящий номер. И тем самым упростит работодателю общение с вами.

Знание делового этикета и основ делопроизводства является своеобразным кодом, который хорошо понимают и ценят занятые люди.

Тонкость составления сопроводительного письма состоит в том, что слов "сопроводительное письмо" в нем нет. На то, что это именно сопроводительное письмо любому человеку, знакомому с делопроизводством, укажет сама форма письма.

Как всякое деловое письмо, письмо сопроводительное имеет стандартную "шапку", где указывается кому оно адресовано и от кого. В графе "От кого" обязательно укажите вашу фамилию имя и отчество, а также ваш полный почтовый адрес с почтовым кодом, телефон и E-mail вне зависимости от того содержатся эти сведения в резюме или нет. Нужно понимать, что с сопроводительным письмом работает секретарь и начальник, а с резюме работает кадровик.

"Шапка" обычно располагается в правом верхнем углу листа.

Долее идет обращение. Обращаться следует именно к адресату, то есть к лицу, которому вы направляете ваш пакет документов. Обращайтесь по имени и отчеству, на-пример, "Уважаемый Иван Иванович". Обращение принято располагать в середине строки.

Первый абзац письма должен содержать ключевую фразу, которая однозначно объясняет любому делопроизводителю или менеджеру, что перед ним именно сопроводительное письмо: "Направляю вам..." или "Направляю для вашего рассмотрения...". В этой графе нужно четко и коротко указать что и с какой целью вы прислали.

Следует понимать, что вне зависимости от того кому вы адресовали ваше письмо, вскроет его секретарь или другой делопроизводитель, работающий с входящей корреспонденцией, и на основании ключевых слов что и с какой целью направит ваше письмо для рассмотрения и принятия решения соответствующему специалисту предприятия.

Ключевым и обязательным для сопроводительного письма является последний абзац: он должен содержать перечень прилагаемых (сопровождаемых) документов с указанием количества экземпляров. На-пример:

1. Резюме - 1 экз.

2. Копия трудовой книжки - 1 экз.

3. Копия диплома об окончании... - 2 экз.

Между стандартными первым и последним абзацами можно сообщить работодателю то из-за чего, собственно, все это и затевалось, то есть некоторые дополнительные сведения о себе и о своем опыте, которые не целесообразно размещать в резюме.

Важно еще и то, что сама форма сопроводительного письма не только позволяет, но и предполагает вложение в пакет документов каких-то копий, которые вы считаете нужным представить работодателю. На-пример, копию диплома олимпиады или грамоты за спортивные достижения.

Но главное может оказаться даже не в том, что вы написали о себе, и не в том, что вы приложили к письму, а в том, что вы вступаете в общение с потенциальным работодателем и говорите с ним понятным для него "кодом", что рекомендует вас как человека культурного, опытного и посвященного.