Как облачные технологии ускоряют бизнес-процессы

Эксперты "Майкрософт" о преимуществах использования облачных решений

Что стоит сегодня за организацией обмена информацией в компании и эффективной работой с ней? В первую очередь, это ІТ-инфраструктура компании. Раньше под этими словами подразумевалась куча железа, проводов, сложных микросхем — такое себе хозяйство, которое не под силу понять обычному человеку.

Ранее такую инфраструктуру могли позволить себе только крупные компании, потому что это было дорого. Непонятно сколько, но очень дорого. Сегодня и, безусловно, завтра, — правильно организованное ІТ — это просто, доступно по цене и, что самое важное, безопасно для бизнеса. Как "облако" меняет мир бизнеса и образ жизни людей, эксперты Майкрософт" рассказали журналу "Твой номер" №3/2014, который мобильный оператор "Киевстар" выпускает для малого и среднего бизнеса.

На самом деле 84% украинских предпринимателей давно уже используют "облака", регистрируя например, свои почтовые ящики в почтовых системах Hotmail.com, gmail.com и других. Они доверяют серверам, расположенным где-то в Интернете, свою почту, документы, которые они присылают с ее помощью, и контакты своих респондентов. Чтобы открыть и переслать письмо, не надо ехать в офис, включать сервер или рабочий компьютер — это можно сделать со смартфона, чужого компьютера или Интернет-кафе.

Но это только крошечная часть того, что может предоставить "облако". Представители "Майкрософт Украина" приводят пример облачных сервисов своей компании для демонстрации новых интересных возможностей для бизнеса и жизни.

Представьте себе ситуацию: менеджер по продажам закончил выездную встречу с клиентом, на котором тот отметил, что в презентации указанные неактуальны цены конкурентов. Кроме того, договорились внести изменения в стандартный договор, которые должны быть согласованы также юристом и главным бухгалтером.

В стандартной ситуации менеджер едет в офис, вносит какие-то изменения в презентацию, хранит на своем компьютере, в лучшем случае отправляет коллегам для дальнейшего использования. Кто-то откроет ее с почты и сохранит очередную версию у себя на компьютере, кто-то пропустит как неважное. А кто-то при переходе на другую работу заберет с собой, вместе с клиентской базой.

Далее он откроет договор, предварительно разыскав последнюю версию, но не 100% последнюю, добавит предложенные клиентом изменения и будет ждать ответа от юриста и главного бухгалтера, каждый из которых ответит в отдельном сообщении. Затем менеджер сведет все замечания в один файл и где его опять-таки сохранит.

Таким образом, он потратил 2 часа рабочего времени на дорогу, 20 минут на исправление документов, 2 часа на переписку с бухгалтером и юристом, создал 2 новых документа, в которых, видимо, нуждаются также его коллеги, но они не знают о его действиях и через некоторое время проходят ту же процедуру. Такой менеджер не один — все они выполняют параллельно похожую работу.

Сейчас тот же менеджер, но уже работающий в облаке:

Прямо на встрече с клиентом (используя Wi-Fi в офисе клиента или после встречи в кафе возле офиса клиента, или из своего дома) заходит на совместный портал данных SharePoint on-line, вносит корректировки в презентацию и договор. Все коллеги видят: кто, когда внес изменения, под отдельного ли это клиента, или актуально для всех. Файлы продолжают находиться в одном месте, бухгалтер и юрист работают с теми же документами, получив сообщение о необходимости изменений. Все остальные менеджеры по продажам также видят изменения и работают с последней версией презентации и договора.

Сразу же менеджер вносит изменения потребностей клиента в базу данных CRM в облаке, что ему не надо звонить или делать рассылку на этой неделе, поскольку договор в стадии подписания.

Это заняло 20 минут на исправление документов. И все. Далее он использует согласованную форму документа, как и другие работники, которые сохранили рабочее время.

Похожие действия легко сделать с помощью облачных бизнес-сервисов Office 365. В зависимости от функционала сервисов, в которых нуждается конкретный сотрудник, компания может выбрать тарифный план стоимостью всего от 20 до 135 грн.

Ольга Кузина, руководитель направления малого и среднего бизнеса в "Майкрософт Украина" перечисляет преимущества работы в "облаке":

- Никто не нагружает электронную почту, пересылая очередные версии документов.

- Четко понятно, какие версии документов рабочие, согласованы и могут использоваться всеми работниками и кто их менял.

- После встречи менеджер, не тратя времени на ту же работу, может заняться другим клиентом, или просто ехать домой.

- Документы, созданные менеджером, не могут пересылаться за пределы компании, так как владелец (или ответственный работник) получит об этом сообщение.

- Все документы хранятся не в офисе, а в "облаке" — специально оборудованном дата-центре на территории Европы, построенном с обеспечением высочайшего уровня защиты данных. Это не может быть реализовано отдельной компанией, даже очень большой, поскольку стоимость чрезвычайно высока, а техническая реализация слишком сложна.

- Не существует сервера в офисе, который может быть удален или физически поврежден — данные доступны всегда, в любое время и из любого места.

- Не надо оборудовать серверную комнату с надлежащими условиями кондиционирования и бесперебойной работы, не надо платить за аренду дополнительного места и электроэнергию.

- И что самое привлекательное, на мой взгляд — не "замораживая" средства в дорогой инфраструктуре, не покупая дорогостоящих серверов и не удерживая штат сисадминов для поддержки работы сложной ІТ-сети — вы получите все ее возможности с более высоким уровнем безопасности и платите только за то, чем пользуетесь и за то количество работников, которое есть сегодня.

Чаще всего клиенты спрашивают: "Понимая все преимущества облачных сервисов, как мы можем быть уверены в безопасности нашей информации? Ваше облако расположено где-то в другой стране, мы не знаем, как влиять на защиту наших данных. Что с ними может случиться?"

Наталья Бурлакова, руководитель бизнес-группы Microsoft Office объясняет: служба Office 365 проверяется на соответствие требованиям, указанным в стандарте ISO 27001, типовых договорах ЕС, соглашении о деловом партнерстве соответствии с HIPAA и законе FISMA. В соглашении об обработке данных, которая подписывается с пользователем, содержатся положения о конфиденциальности, безопасности и обработке данных.

"Конфиденциальность данных — превыше всего. Данные наших клиентов никоим образом не используются в рекламных целях. Мы даем возможность сотрудничать, но в то же время даем возможность управлять общим доступом к информации. Вы всегда владеете всеми правами на данные в Office 365.

Вы знаете, где находятся ваши данные. По вашему желанию мы сообщаем вам об изменениях в расположении центра обработки данных и предоставляем другую информацию относительно аудита. Мы предоставляем финансовую гарантию безотказной работы службы в течение 99,9% времени. У нас есть резервные ресурсы на физическом, функциональном уровнях и на уровне данных, что гарантирует высокую степень доступности. Мы предоставляем возможности аварийного восстановления, которые обеспечат непрерывность работы", — говорит Бурлакова.