Зачастую копи центры выполняют разнообразные сопутствующие услуги: набор и распечатка текста, сканирование изображений и документов, изготовление оригинал-макетов визитных карточек, флаеров и прочей рекламной продукции, а также компьютерная верстка и печать небольших тиражей методичек и прочих брошюр.

Но основной вид деятельности, который заложен в названии предприятия, это изготовление копий документов. Желательно, чтобы слова "копи", "копия" или всем уже известное слово "ксерокс" присутствовали в названии вашего предприятия и точки оказания услуг.

Копи-центр – это достаточно простой в управлении вид бизнеса, он не требует больших начальных вложений и потому очень подходит как для начала предпринимательской деятельности, так и для извлечения дополнительного дохода из существующих видов бизнеса.

Копи-центр удобен еще и тем, что простейший его вариант можно создать на базе одного копировального аппарата и в дальнейшем развивать этот бизнес уже из прибыли копицентра, а не из новых инвестиций.

Итак, давайте составим неформальный бизнес-план простейшего копи-центра и рассмотрим варианты его реализации.

Начальные вложения определяются начальными условиями и могут  состоять из следующих  затрат:

• - выбор места для размещения копицентра и аренда помещения
• - покупка копировального аппарата
• - закупка мебели
• - затраты на рекламу

Следует начать именно с выбора места для копицентра, так как от места может зависеть и перечень услуг, и выбор оборудования.

Прежде, чем приступить к поиску места для копицентра, следует хорошо представить себе «портрет» будущего потребителя ваших услуг.

Во-первых, ксерокопия – это предприятие массового обслуживания. Не следует рассчитывать, что вы «прикормите» несколько заказчиков, которые обеспечат вас основными объемами работ – таких заказчиков в природе не существует, так как им дешевле купить собственный копир, чем платить за ваши услуги. Ваш клиент – это бесконечный поток людей, которым нужно сделать 1-5 копий какой-то справки, ксерокопию паспорта или идентификационного кода, а значит, следует искать точки концентрации спроса на эти виды услуг.

Во-вторых, потребность изготовить ксерокопию какой-то бумажки вряд ли можно считать естественной. Вряд ли к вам начнут массово ходить люди, влекомые неуемным желанием сделать ксерокопию портрета любимой бабушки. Для этого существуют другие инструменты. Скорее всего, к вам будут ходить люди, вынужденные к такому поступку. Генераторами такого принуждения в массовом порядке выступают всевозможные госорганы, многократно требующие от нас копии каких-то документов, медицинские учереждения, остро нуждающиеся в ксерокопиях наших анализов, учебные заведения, которым непременно подавай конспект, курсовую работу или реферат.

Таким образом, лучшими местами для копицентров можно считать места внутри или в непосредственной близости от:

• - учебных заведений;
• - государственных учреждений, осуществляющих прием граждан (ЖЭКи, райисполкомы и т.п.);
• - медицинских учреждений (поликлиники, больницы и т.п.);
• - офисных и торгово-офисных центров;
• -  места массового скопления или прохода людей (рынки, супермаркеты, остановки общественного транспорта);
• - большие жилые массивы.

В зависимости от того, где вы расположите копицентр, определяется целевая аудитория, то есть основные клиенты, а также состав оборудования предприятия и виды используемой рекламы. Наверняка самые «хлебные» места в исполкомах, БТИ, институтских библиотеках и школьных вестибюлях уже заняты, но это не значит, что тема копи-центров уже исчерпана.

Ксерокопия – это тот вид услуги, за которой потребитель не станет даже переходить улицу, он просто пойдет в ближайший копицентр. По-этому, ищите своего потребителя и вы его обязательно найдете в ближайшем супермаркете, в любом помещении возле «придворного» базарчика или остановки общественного транспорта, в любом скоплении минимаркетов.

Для размещения маленького копицентра достаточно буквально 2-х квадратных метров площади. Из нехитрых особых условий – нужна одна розетка для включения копировального аппарата. Стоимость аренды вы легко узнаете, обратившись к хозяевам помещения либо к другим арендаторам, если таковые уже имеются. Желательно, чтобы место было на виду, а еще лучше - на проходе, так как в этом случае лучшая реклама – это зрительная память проходящего мимо человека. Не стремитесь закрыться в отдельном помещении, где вас не будет видно, так как последующие затраты на рекламу легко могут «съесть» всю прибыль.

Стоимость аренды очень сильно дифференцируется в зависимости от города и места в городе, но чтобы не оставлять эту графу пустой, предположим, что цена аренды составляет 150 гривен за квадратный метр. Кстати, узнавая стоимость аренды, обязательно уточняйте, что входит в эту цифру. Для правильного бизнес-плана нам нужна полная стоимость аренды, то есть с учетом коммунальных платежей, стоимости охраны и уборки помещения, аренды земли, вывоза мусора и разных других специфических в каждом месте платежей. Обязательно все подробно расспросите у арендодателя, запишите, а потом еще уточните у прочих арендаторов, так как бывают расходы, о которых арендодатель предпочитает умолчать.

Итак, предположим, что арендная плата двух квадратных метров будет составлять 300 гривен в месяц.

Теперь, когда вы наметили потенциальное место расположения вашего предприятия, а значит, определились и с целевой аудиторией потребителей ваших услуг, можно приступить к подбору основного оборудования – копировального аппарата.

Учитывая вынужденный характер посещения копицентра, не следует обращать внимание на «крутизну» бренда вашего оборудования и прочие имиджевые вещи. Вашего потребителя будет интересовать, прежде всего, скорость оказания услуги при ее хорошем качестве и среднестатистической цене, а уж какой фирмы копир при этом был применен, вряд ли кто-то вспомнит через десять минут после прощания с вами.

Прежде всего, следует определиться с форматом копировального аппарата – A4 или A3? A4 – это формат обычного листа писчей бумаги, A3 – вдвое больше.

Конечно, если вас не интересует прибыль и окупаемость вашего бизнеса, можно купить аппарат формата A3 и не ломать себе голову. Но, пожалуйста, учтите, что если такой аппарат вы поставите в поликлинике или в супермаркете, то формат A3 там будет востребован примерно на 3%, а для 97 копий из каждых 100 будет  вполне достаточно формата A4.

Копир формата A3 будет уместен в высших учебных заведениях, в БТИ, в райисполкоме, офисных центрах – везде, где может возникнуть потребность в копировании чертежей или больших – на две страницы – бланков. В других местах надобность копира A3 нужно тщательно анализировать, так как такой аппарат дороже и дороже его обслуживание и ремонт.

В остальном же требования к копировальному аппарату таковы:

• - он должен иметь два лотка автоматической подачи бумаги
• - иметь быстродействие порядка 20 копий в минуту
• - разрешающую способность порядка 1200 х 600 dpi
• - это должна быть надежная модель «со стажем», не «из последних»

Цена такого копировального аппарата формата A4 3500 – 5000 гривен, формата A3 – 5500 – 6500 гривен. Надеюсь, теперь понятно, почему к выбору формата копировального аппарата нужно подходить взвешено.

Приобретать аппарат лучше у официального представителя или дилера, который возьмет на себя не только гарантийное и пост гарантийное обслуживание техники, но и бесперебойную поставку вам расходных материалов для нее. Помните, что копировальный аппарат – это станок и его простои – это ваши прямые убытки.

Из мебели для такого копи центра достаточно обыкновенного письменного стола по цене 400-500 гривен, причем, не обязательно нового, и пары стульев – для оператора и для клиента – по цене 100-150 гривен.

Учитывая то, что потребителями услуг такого копицентра будут преимущественно обитатели близлежащих домов, офисов, кабинетов или аудиторий, нужно сосредоточиться на местных возможностях рекламы.

Во-первых, ставшее нарицательным и общепонятным, слово «Ксерокс» должно табличками со стрелочкой звать к вам потенциального клиента из любого уголка здания, из любой точки прилегающего уличного пространства. На двери помещения, в котором вы находитесь, должно быть магическое слово «Ксерокс». Над вашим копировальным аппаратом должна висеть вывеска со словом «Ксерокс».

К открытию копицентра желательно изготовить визитные карточки или небольшого формата флаеры и раздать их в зоне расположения вашего предприятия. Можно расклеить объявления на прилегающей территории, но это менее эффективно, так же, как и менее опрятно. Эти объявления скоро будут сорваны или заклеены слоем новых сообщений.

И помните: вас должны видеть! Зрительная память человека – лучший рекламоноситель.

В-общем, способы рекламы нужно тщательно подбирать для каждого отдельного места расположения, но в любом случае, деньги на это нужно запланировать в сумме примерно 300-500 гривен.

Раскрутка копицентра требует времени. В разных местах по-разному, но может потребоваться от двух-трех недель до нескольких месяцев.

Сюда следует отнести приобретение стандартного набора канцелярских принадлежностей из которых обязательны: ножницы, нож для бумаги, линейка, степлер, клей, скотч и обязательно корректор. Это все будет стоить до 100 гривен. Возможно, понадобится удлинитель для подключения копира к сети – до 100 гривен.

Также нужно учесть стоимость погрузки и доставки всего перечисленного к месту постоянной дислокации – предположим 200 гривен.

Текущие затраты копицентра удобно учитывать на 1 копию. Цифры мы приведем здесь ориентировочные, так как они существенно разнятся для разных копировальных аппаратов и разных регионов.

Итак производственные затраты на единицу изделия (1 копию) таковы:

• - лист бумаги (пачка 500 листов стоит 30 гривен) – 0,06 грн.
• - тонер (предположим, туба 250 грн. на 7000 копий) – 0,04 грн.
• - ресурс копировального аппарата - амортизация (предположим, 5000 грн./1000000 копий) – 0,01 грн.

Итого получаем 11 копеек затрат на каждую копию. Но правильнее считать затраты 15 копеек на каждую копию, так как мы еще не учли стоимость технического обслуживания копировального аппарата и его ремонта в случае поломки после окончания гарантии. Стоимость электроэнергии, как мы помним, у нас заложена в стоимости аренды помещения.

Зарплату оператора и сумму налогов пока обсуждать не будем,  так принятие Налогового кодекса может очень сильно изменить все наши рассуждения на этот счет. Но в смету расходов эти цифры не забудьте включить.

Приступим к наиболее приятному разделу нашего бизнес-плана – к его доходной части.

Доход простейшего копицентра складывается из цены одной ксерокопии и количества копий за отрезок времени. Давайте исходить из нынешней среднестатистической цены 40 копеек за одну копию формата А4.

На начальном этапе работы вашего копицентра он будет делать, скорее всего, от 100 до 300 копий в день – среднее количество 200 копий ежедневно. Предположим, что работает он 7 дней в неделю. Таким образом, валовой доход составит 2400 гривен в месяц. Из этой цифры следует вычесть производственные затраты (6000 копий х 0,15 копеек) = 900 гривен, а также стоимость аренды помещения – 300 гривен. Остается 1200 гривен: не так уж много, если учесть, что мы еще не заплатили зарплату оператору и налоги  государству.

Вот почему мы предложили сразу не обсуждать зарплату и налоги. В первое время ваш новорожденный бизнес не сможет «прокормить» наемного работника, а это значит, что его зарплату, недостающую ее часть, нужно добавить к начальным инвестициям. Либо самому становиться «к станку».

Я бы рекомендовал второе. Такой подход имеет два неоспоримых преимущества. Во-первых, это экономия средств на запуск нового бизнеса. Во-вторых, это позволит вам изучить собственный бизнес изнутри, чтобы потом грамотно им руководить, грамотно поставить учет, а также избежать лишних убытков на злоупотреблении персонала.

Разумеется, создавать новый бизнес, вкладывать деньги, чтобы потом самому стоять у станка за 1000 гривен в месяц, не является пределом желаний инвестора. Нужно раскручивать свой бизнес, а также искать новые точки роста, чтобы скорее вывести проект сначала на окупаемость и прибыльность.

Если доходы превышают расходы с первых месяцев – это очень хорошо. Это значит, что время уже работает на вас. Позитивная экономика рано или поздно приведет вас к прибыли. Вы должны понимать, что каждый проходящий мимо человек, - это ваш потенциальный клиент. Рано или поздно он обязательно придет делать копию какой-то справки или паспорта – об этом позаботится наше государство, наше образование, наше здравоохранение.

На этом этапе возможности вашего копировального аппарата задействованы всего на 0,5%. 200 копий в день при быстродействии копира 20 копий в минуту – это означает, что ваш станок работает за день всего 10 минут. А значит, у вашего бизнеса большие резервы для роста.

Кроме того современные лазерные копировальные аппараты, как правило, совмещают в себе функции собственно копира, а также лазерного принтера и сканера. Но эти дополнительные функции реализуются при подключении к нему компьютера. Это позволяет расширить перечень услуг, а следовательно, более эффективно загрузить и оборудование, и оператора.

Но планировать эти шаги нужно еще на этапе покупки оборудования. Во-первых, нужно купить копир с функциями принтера и сканера. А, во-вторых, нужно выбрать такую модель копировального аппарата, для которой есть драйвера для работы под бесплатной операционной системой «Линукс». Иначе потом придется покупать лицензии на программное обеспечение.

Если же и эти возможности вы уже освоили, возьмитесь за сопутствующие услуги – ламинирование и переплет. Покупка нехитрого оборудования позволит расширить спектр услуг и привлечь новых клиентов. Но новое оборудование - это новые затраты с большими сроками окупаемости. Хорошенько оцените свои возможности, чтобы выбрать оптимальный момент времени для новых затрат.

А вот продажа сопутствующих товаров не требует больших вложений и этим нужно заняться с первых же дней.

К сопутствующим товарам следует отнести прежде всего канцелярские товары. Для начала можно ограничиться минимальным ассортиментом - это файлы и папки для бумаг, а также бумага формата А4 и А3 для продажи по листам. Со временем этот авссортимент можно расширять основываясь на реальном спросе.

Но помните главное: ваш копировальный аппарат способен делать 5000 копий в день, это 2000 гривен валового дохода ежедневно, 60000 гривен за 30 дней – это около 30000 гривен чистой прибыли ежемесячно. Получите ее!