Трудовой кодекс
Секретари уходят в прошлое
«Моя секретарь постоянно опаздывала на работу, — рассказывает частный предприниматель, владелец типографии «Свема» Валерий Колодяжный. — К тому же была ужасно медлительной. Но только она могла разобраться в бумагах огромного шестилетнего архива нашей компании». Полгода назад предприниматель решил установить систему электронного документооборота (СЭД), которая позволила уменьшить кипу бумаг на столах сотрудников, уволить неповоротливую секретаршу и систематизировать архив документов.
СЭД с легкостью и быстротой выполняет значительную часть секретарской работы: регистрация и ввод документов, поиск файлов, маршрутизация, создание отчетов, ведение архива, установка прав доступа к системе. Данная система позволит объединить в единое информационное пространство филиалы компании, разбросанные по городу или стране. Разве что приготовление кофе для шефа им пока не под силу.
Установка системы стоимостью 12,5 тыс. грн окупилась в «Свеме» менее чем за 3 месяца (Валерий ежемесячно платил своему секретарю 4500 грн). Кстати, исследование сообщества AIIM свидетельствует, что в 43% организаций капиталовложения в СЭД возвратились за год, а в двух третях компаний — в течение 18 месяцев. В 42% организаций вложения в инфраструктуру сканирования и ввода документов привели к повышению производительности труда на 50%; почти половине предприятий удалось сократить затраты на хранение бумажных документов не менее чем на 40%. «Трудным был лишь первоначальный период адаптации к новой системе, — делится опытом г-н Колодяжный. — Изначально в системе не были учтены неструктурированные документы. Получалось, что если мне нужно, например, оперативно узнать задолженность по организации, то я в любой момент могу зайти в систему и посмотреть ее величину, все выписанные счета-фактуры и сроки их оплаты. С другой стороны, если мне необходимо узнать, какая переписка велась с данной организацией или, например, у кого на рассмотрении находится письмо с просьбой данной структуры о предоставлении скидки, то приходилось опрашивать нескольких сотрудников. На настройку системы ушло примерно три недели. Зато теперь документооборот компании четко налажен».
Эффект от внедрения подобной системы тем выше, чем больше сотрудников с ней работают. «Идеально, чтобы СЭД пользовался весь персонал офиса, — советует Анна Боднарчук, директор супермаркета лицензионного программного обеспечения «Софткей-Украина». — Поэтому система должна быть интуитивно понятной и ориентированной в первую очередь на работу всех сотрудников, а не только канцелярии. Использовать систему наиболее полно поможет наличие в ней механизмов электронной цифровой подписи (ЭЦП)».
Тем не менее спрос на секретарей в нынешнем году растет: если в январе на ресурсе rabota.ua было 89 вакансий, то в феврале почти 120 компаний нуждались в секретарях. Однако, по утверждению рекрутеров, основная причина появления новых вакансий — текучесть кадров, которая по данной позиции достаточно высока. Зарплаты секретарей в Киеве составляют от $100 для выпускников вузов без специальной подготовки до $700 для офис-менеджеров с опытом работы и знанием иностранного языка. И хотя ярко выраженная тенденция роста/снижения доходов секретарей отсутствует, по информации портала rabota.ua, в феврале средняя зарплата несколько увеличилась по сравнению с началом года и, по всей видимости, продолжит рост (стабильно работающие компании предпочитают избегать текучести кадров на данной позиции). Если в январе работодатели платили своим помощникам в среднем 2103 грн в месяц, то в феврале повысили оплату до 2244 грн. Вместе с тем СЭД дешевеют с появлением новых версий программ. Так, iTs-Office в апреле 2009 года стоил 10 тыс. грн, а в январе 2010 г., после выхода версии 8.1, цена ПО снизилась до 9 тыс. грн.
Электронный товаровед
Все больше магазинов отказываются от услуг мерчандайзеров, предпочитая поручать контроль выкладки продукции на полках и учет реализованного товара программам автоматизации торговли. В программы вносятся данные по оборачиваемости торговых полок, цене товаров, наиболее посещаемым покупателями зон в магазине, и они определяют, где и какие группы товаров лучше представить. При помощи подобного ПО можно безошибочно определить сезонность продаж, наиболее ходовые товары и «золотые» полки.
Управляющая аптекой «Провизоръ» Анна Матюшенко поведала, что софт им создавали «под заказ». Перед компанией-разработчиком стояла задача внедрить опцию анализа продаж, мониторинга залежавшихся товаров и пр. «Автоматизация торговли стоила нам свыше EUR2 тыс. В то же время данная программа позволила избавиться от обязанностей мерчандайзера и товароведа, а главное, уже спустя три месяца продажи увеличились примерно на 20%. Оказалось, мы допускали значительные ошибки в формировании ассортимента», — рассказывает г-жа Матюшенко.
Вознаграждение мерчандайзеров ниже стоимости специализированного ПО и составляет примерно $400 в месяц. Однако, учитывая текучку кадров по данной позиции и необходимость тратить время и силы на обучение специалистов даже с опытом работы, гораздо выгоднее установить специальное ПО. «Единственное, чего не сможет сделать «электронный мерчандайзер», — обсудить пожелания поставщиков товаров, — отмечает Ольга Дудник, специалист по подбору персонала кадрового агентства «Астра». — Наверняка у партнеров имеется свое видение выкладки и ценообразования товаров, которое может не совпадать с информацией компьютера. Поэтому, даже внедряя данную программу, желательно оставить в штате хотя бы одного мерчандайзера или товароведа».
Синтетический разум
Сэкономить на торговых представителях и менеджерах по работе с клиентами можно при помощи CRM-системы. «После внедрения CRM из 20 торговых представителей мы оставили лишь 12. Потребность в остальных попросту отпала, — подчеркивает Максим Румянцев, директор дистрибьюторской фирмы «Алма». — Если раньше за торговым представителем был закреплен определенный район, в котором он должен был объехать магазины, проанализировать продажи, составить отчет и прогноз, то теперь менеджеру необходимо лишь ввести в КПК данные продаж по каждой торговой точке. Отчет и прогнозирование — задача ПО».
Некоторые компании, предпочитающие взаимоотношения с клиентами и анализ продаж регулировать вручную, к недостаткам данной программы относят слабую конфиденциальность и сомнительную надежность. «Да, вы доверяете базу данных CRM-провайдеру, но пакет документов, подписываемых при оформлении отношений между провайдером и компанией, обязывает первого к сохранению тайны клиента и поддержанию конфиденциальности по отношению ко всем доверенным данным, — объясняет г-жа Боднарчук. — Клиент вправе потребовать от провайдера предоставить детализированную информацию о доступе к своей базе данных. У каждого пользователя имеется свой уникальный пароль и логин. Кроме того, сервер, хранящий информацию, имеет несколько ступеней защиты от взлома, а удаленная клиентская база — от копирования». При этом современные CRM-системы работают на разных платформах, благодаря чему в программу могут заходить сотрудники, клиенты, партнеры, поставщики, пользующиеся разными операционными системами и находящиеся в разных городах и странах.
Разработчики подобных программ и специалисты по персоналу единодушно отмечают, что CRM-системы вряд ли позволят полностью отказаться от менеджеров по работе с клиентами. «Подобные системы скорее призваны облегчить и сделать более эффективным труд этих специалистов. Так, если ранее в компании не велась единая база клиентов, то внедрение CRM-системы позволит сегментировать потребителей и добиться роста продаж за счет фокусировки на наиболее доходных клиентах», — добавляет Анна Боднарчук.
По мнению Ольги Дудник, программы составляют реальную конкуренцию менеджерам. «Наиболее целесообразно заменять сотрудников программами в сфере торговли — там уровень профессиональной подготовки персонала традиционно невысок. Я думаю, что вскоре будут разработаны программы для служб такси, которые заменят операторов, ведь здесь не нужны специальные знания. В отношении должностей, где важен человеческий фактор, к примеру, секретари, офис-менеджеры, обойтись одной лишь программой невозможно», — полагает г-жа Дудник. Таким образом, специализированное ПО позволит существенно сократить влияние человеческого фактора на рабочие процессы, но вряд ли полностью заменит сотрудников.
- Источник: Статус
